Excel Intermedio/Avanzato

Se avete famigliarizzato con le basi di Excel, è tempo di imparare alcuni trucchi pratici per muoversi con padronanza tra i fogli di lavoro

Condizioni |Commenti | Numeri | Testo  

Condizioni

  • Le condizioni sono una parte essenziale di qualsiasi foglio di lavoro. Se è la funzione usata per le condizioni e il formato è SE=(test;se_vero;se_falso).

  • Prendete un esempio reale. Ci sono quattro esami, a ciascuno viene dato una votazione a partire da 25. I  risultati vengono sommati e il candidato passa la prova se raggiunge il 50 per cento o più della votazione. Il test più semplice per questo si riassume in  =SE(F2>49;"idoneo",""), dove F2 è la votazione totale. La formula viene poi copiata per gli altri candidati e vengono valutati i loro totali (F3, F4 e così via).

  • Avrete notato le virgolette vuote come terzo parametro. Escludendole - cioè =SE(F2>49,"idoneo") - Excel stamperebbe FALSO se il test logico fallisse. Potreste sempre inserire nelle virgolette vuote una parola come "rimandato" o "bocciato"

  • Se invece volete che tutti i voti risultino positivi, ecco la formula adatta a questa teoria:  =SE(D2<30;"1° Grado";SE(D2<20;"2° Grado";SE(D2<10;"3à Grado";))). Assicuratevi che le parentesi siano tutte chiuse. Se fate un errore Excel non notifica l'errore ma visualizza una serie di argomenti correlati al problema. A questo punto cliccate sul tasto Aiuto se non riuscite a capire cosa c'è di sbagliato. I consigli di Aiuto sono abbastanza validi.

  • E' possibile nidificare fino a sette funzioni SE.

  • Il comando SE può essere arricchito con operatori logici come E e NON. Quindi usando E potete controllare se le vendite ad esempio sono passate o meno, in questo modo:  =SE(E(B2<10;C2<10);"Degrada";"Stabile"). I valori tra parentesi dopo E devono entrambi essere veri per stampare la prima stringa di testo,altrimenti viene stampata la seconda stringa. Fate attenzione alla posizione delle parentesi.

  • Usando O, potete controllare se i candidati hanno superato uno dei due test:  =SE(O(B2<10;C2<10);"Degrada";"Stabile").

  • Vivacizzate l'output con il colore. Per questo avete bisogno di una formattazione condizionale, che può gestire tre livelli, ciascuno è subordinato a quello precedente. Selezionate la colonna, riga o selezione alla quale volete applicare la formattazione condizionale e andate su Formato,Formattazione Condizionale. Presupponete di dover assegnare un colore diverso a ogni grado: rosso per il grado 1, blu per il grado 2, verde per il grado 3. Selezionate la colonna. Per impostare la condizione, mantenete invariato "il valore cella è", nella seconda lista a tendina selezionate "uguale a" e nella terza casella inserite Livello 1 (senza virgolette). Avete stabilito la prima condizione. Cliccate su Formato per richiamare la casella di dialogo Formato Celle. Scegliete rosso dalla paletta dei colori. Ora premete OK e le immissioni di grado 1 diverranno rosse. Se osservate i tasti sottostanti noterete Aggiungi>>. Cliccateci sopra. Ora inserite la seconda condizione per il grado 2 e fate lo stesso per il grado 3 e avrete così i tre gradi in splendidi colori.

  • L'icona sulla destra che sembra un piccolo foglio di lavoro con una freccia rossa vi permette di ridurre la casella di dialogo se avete poco spazio. Cliccate nuovamente sull'icona per svelare completamente la casella di dialogo.

  • E' possibile eliminare una o più condizioni. Quando premete il tasto Elimina, appare una piccola casella di dialogo che vi permette di decidere cosa eliminare. Se eliminate una condizione per sbaglio, non potete usare Annulla, potete invece premere il tasto Cancella e richiamare la casella di dialogo da Formato, Formattazione Condizionale.

  • Nella casella di dialogo Formato Celle esistono altre due schede che danno effetti speciali. Provate il testo bianco su rosso con un bordo verde quando il valore è di grado 1.

  • Perché non alterare righe e colonne di colore o sfondo particolare? Per ottenere questo effetto selezionate "la formula è" (invece di "il valore della cella è") e digitate nel pannello di destra: PARI(RIF.RIGA())=RIF.RIGA(). Ora formattate e noterete che ogni riga alterna è formattata come avete specificato. Ciò che la formula fa, è calcolare se il numero di riga sia divisibile per due. Le parentesi vuote dopo RIF.RIGA indicano "la riga corrente".

  • Volendo invece righe alternate dispari, andate su Formato, Formattazione Condizionale e, per la seconda condizione specificare:  DISPARI(RIF.RIGA())=RIF.RIGA(). Poi selezionate il formato desiderato. Osservate che una volta selezionato il colore dello sfondo, diventa disponibile la lista a tendina Motivo. Selezionando un Motivo appare un'anteprima in bianco e nero. Cliccate nuovamente sulla riga per selezionare un colore per il Motivo.

  • Se volete applicare la formattazione alle colonne al posto delle righe, sostituite la parola RIF.RIGA degli esempi qui sopra con la parola COLONNA.

  • Se poi volete una riga su tre colorata diversamente vi serve la formula:   =INT(RIF.RIGA()/3*3=RIF.RIGA()   in questo modo potete scegliere ogni quante righe colorare la tabella.

  • Ora che avete applicato la Formattazione Condizionale a varie parti del foglio di lavoro, dovete scoprire quali parti hanno la formattazione  automatica e quali no. Questo richiede pazienza. Andate su Modifica, poi sull'opzione Vai a. Premere il tasto Speciale. Appare una casella di dialogo con due colonne di tasti e caselle di selezione. Vicino ai tasti della seconda colonna trovate i Formati Condizionali. Controllate la casella e premete OK. Vengono così evidenziate per voi tutte le celle con formattazione condizionale del foglio di lavoro.

  • Se desiderate eliminare la formattazione condizionale selezionate le celle in questione poi andate su Modifica, Cancella Formati.

Commenti

  • Spesso è utile associare un commento ad una cella. Selezionate la cella poi andate su Inserisci, Commento. appare una casella con il nome dell'autore corrente seguito da due punti. Potete cambiarlo o eliminarlo. Poi digitate il vostro commento.

  • Potete cambiare la dimensione e il colore del carattere. Con il commento visibile a video andate su Formato, Commento.

  • Una cella a cui è allegato un commento mostra un piccolo triangolo rosso nell'angolo superiore destro. Per vedere il commento portate il puntatore del mouse sopra la cella.

  • Per modificare o eliminare un commento, cliccate col tasto destro del mouse sulla cella contenente il commento che desiderate manipolare.

  • Potete stampare commenti. Andate su File, Imposta Pagina, Foglio. Ora potete scegliere di stamparli alla fine del foglio o come visualizzato sul foglio.

  • Per disfarvi di tutti i commenti su un foglio,selezionateli e andate su Modifica, Cancella, Commenti.

Numeri

  • Potete impostare una selezione con il formato per stampare due decimali andando su Formato, Celle, Numero sulla Scheda Numero. Qui specificate i decimali. Affinché il risultato di un calcolo venga arrotondato, usate:   ARROTONDA(SOMMA(A4:A9);2   che arrotonda la somma di A4:A9 a due decimali.

  • Per contare tutte le celle vuote di una selezione, esiste una funzione chiamata CONTA.VUOTE Per usarla, specificate la selezione, per esempio =CONTA.VUOTE(B2:D7) e vi verrà dato il numero di celle vuote.  

Testo

  • Excel ha tre funzioni per variare le minuscole di un testo. MAIUSC() e MINUSC() convertono il testo in maiuscole o minuscole rispettivamente. Una terza funzione MAIUSC.INIZ() converte in maiuscola la prima lettera di ogni parola.

  • Durante le importazioni potete disfarvi di spazi estranei con la funzione ANNULLA.SPAZI(), oltre agli a capo e agli altri caratteri non stampabili con LIBERA().

  • Altre funzioni per la manipolazione di stringhe sono quelle trovate nel linguaggio di programmazione BASIC. Presupponendo che D12 contenga "ciao mamma",  STRINGA.ESTRAI(D12;4:3) riporta mamma. Il primo parametro è la stringa o la sua cella di collocazione, il secondo il punto di inizio e il terzo il numero di caratteri.

  • SINISTRA() e DESTRA() riportano il numero specificato di caratteri dalla sinistra e dalla destra di una stringa. Presumendo che D9 contenga "compleanno" =SINISTRA(D9;6) riporta "comple" e =DESTRA(D9;4) riporta "anno"

  • STRINGA.ESTRAI() specifica una sottostringa al centro di una stringa. Quindi se D9 contiene "catamarano", =STRINGA.ESTRAI(D9;5;3)  riporta "ma".

  • Esistono due funzioni per cercare una sottostringa all'interno di una stringa: TROVA() e CERCA(). Entrambe hanno due parametri con un terzo a scelta. Se D9 contiene"tellytubbies", TROVA.("tub";D9)  riporta 6, in quanto è il luogo della stringa dove inizia tub. TROVA() è sensibile a maiuscole e minuscole mentre CERCA() non lo è. Quest'ultima accetta anche i jolly. Il terzo parametro a scelta specifica il punto di inizio della ricerca nella stringa. Se D9 contiene "abracadabra", TROVA("bra",D9;7)  riporta 9.

  • TESTO() converte un numero in testo e VALORE() fa il contrario.

  • Le funzioni RIMPIAZZA() e SOSTITUISCI() non sono identiche. Il formato di RIMPIAZZA() è il seguente:    =RIMPIAZZA(testo_prec,inizio,num_caratt,nuovo testo). L'altra funzione è la seguente:  =SOSTITUISCI.B(testo_prec,inizio,num_byte,nuovo_testo).

  • Se D9 contiene "prossimo venerdì" =SOSTITUISCI(D9;"friday;"tuesday") risulterà "prossimo martedì". =RIMPIAZZA(D9;6;99;"tuesday") porta allo stesso risultato. Il secondo parametro è l'inizio della stringa, il terzo parametro il numero di caratteri e non ha importanza se quella cifra eccede la lunghezza della stringa.

  • Se desiderate ripetere uno o più caratteri, =RIPETI("bla";3) risulterà in "blabla".

  • Se ricevete il messaggio di errore   #VALORE!,  avete probabilmente inserito del testo al posto della formula. Per maggiori dettagli vedete Aiuto di Excel (La guida).